+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Номенклатура кадровых документов и сроки хранения

Номенклатура кадровых документов и сроки хранения

Активировать демодоступ. Сроки хранения документов по номенклатуре дел различные, а прописываются они в специальных перечнях. Информацию по данному вопросу в некоторых случаях приходится искать дополнительно. При этом существуют бумаги, которые следует хранить постоянно, а от некоторых можно время от времени избавляться. Составление номенклатуры дел производится в последнем квартале года, ее утверждает руководство, а действовать она начинает с 1 января, согласно п. Собственно сроки хранения бумаг указаны в типовых и ведомственных перечнях.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться. Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить. Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения. Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов. Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов. Сроки хранения бухгалтерской документации. Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить. Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне. Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях.

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы. Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год. Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января п.

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню. Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях.

Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:. Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры.

Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала. В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год после замены новыми , а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми. После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы. Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице приводится в сокращении :.

Документы докладные записки, рапорты, справки, характеристики о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины. Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет например, лицевые счета сотрудников.

А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению. Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице приводится в сокращении :. Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые. Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте.

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4—5 лет:. Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования. С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически.

Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур обычном, исправленном и корректировочном , но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов. Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину или ее часть объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды?

Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

В соответствии с п. Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой постановление ФАС МО от Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы письмо от Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием.

Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал согласно перечню 5 лет:.

Документы протоколы, акты, расчеты о переоценке основных фондов, определении износа основных средств. Документы протоколы, акты, ведомости об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей. Документы копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи. Первичные бухгалтерские документы кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты.

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте. После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда.

Акты, предписания по технике безопасности, документы справки, докладные записки, отчеты об их выполнении. Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 например, журнал выдачи инструкции по ОТ до 10 лет журнал регистрации вводного инструктажа.

Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока. Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе ПТО , включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения в редакции приказа Минкультуры от Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:.

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела. В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов.

В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе. В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов. Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе. Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками 1 год, 3 года, 5 лет и т. Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях.

Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива. Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения: подразделение организационных вопросов канцелярия ; кадровое подразделение; департамент труда и заработной платы; отдел экономического планирования, статистики и финансов; департамент бухгалтерского учета и отчетности; департамент налогового учета и декларирования; отдел охраны труда; производственно-технический отдел ПТО ; другие подразделения.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид приводится в сокращении : Индекс дела Заголовок дела Кол-во единиц хранения Срок хранения и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице приводится в сокращении : Индекс дела Заголовок дела Кол-во единиц хранения Срок хранения и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5

Номенклатуры дел кадровой службы

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура — документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации — от составления до утверждения на следующий год.

Номенклатура дел от А до Я

Акция месяца 8 88 Несмотря на широкое использование средств вычислительной техники и глобальной телекоммуникации, бумажные документы до сих пор составляют основу документооборота. Организация работы с бумажными документами, порядок их хранения, сроки хранения документов по номенклатуре дел, сроки предоставления отчетности в государственные органы — с этими и другими вопросами делопроизводства сталкиваются все организации. Читать статью. Дело по-другому можно назвать подшивкой или просто папкой документов, поскольку это набор помещенных под одну обложку документов, которые относятся к одному вопросу или к общему участку деятельности. Номенклатура дел — это специальный документ, в котором содержится систематизированный перечень наименований дел, используемых в организации. Кроме наименований отдельных дел в этом документе обязательно указывается срок хранения каждого дела. В общем случае номенклатура дел представляет собой таблицу, содержащую следующие графы: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, дополнительные пометки. Как составить номенклатуру дел в кадровой службе. Составляется номенклатура дел путем классификации документов, образующихся в деятельности организации, после изучения их состава и содержания.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Номенклатура дел — это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года. Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов всегда известно, что и где хранится , повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения. Номенклатура дел организации — обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Купить систему Заказать демоверсию.

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от

Как определяются сроки хранения номенклатуры дел?

Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения. Номенклатура дел НД должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это расшифровка — экспертно-проверочная комиссия комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться. Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов. Документы канцелярии: как долго их придется хранить. Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

.

Cроки хранения документов по номенклатуре дел, номенклатура дел, структура номенклатуры дел, сроки хранения документов по.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Наум

    Да вот этот гандон подполковник своих подчинённых и учит себя везти так как вы говорите! 10000000 %

  2. Станислава

    В цэлом послушать его полезно и интересно, особенно при нынешней политике властей и иже с ними.

© 2018-2020 hc-orion.ru