+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Срок хранения актов уничтожений документов с истекшим сроком

Срок хранения актов уничтожений документов с истекшим сроком

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить. В соответствии со ст.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Сроки хранения документов, залоговые кредиторы, режим труда водителей

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Хранение и уничтожение документов: зачем, когда и как

Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?

В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением. Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяются на законодательном уровне. Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации.

Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации. Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока.

Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов. Для того чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, необходимо провести экспертизу их ценности. В компании создают специальную экспертную комиссию, в состав которой включают не менее двух сотрудников.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение. Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения.

Узнайте, какие виды документации подлежат уничтожению. Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения. Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению. Как правило, список таких бумаг составляет лицо, осуществляющее процедуру утилизации.

В него вносят полный перечень наименований, предназначенных к данной процедуре. Обязательно должны быть даны отсылки к нормативно-правовой базе, являющейся основанием для утилизации.

Акт утилизации необходимо утвердить у руководителя компании. Только после этого можно приступать к последнему этапу. После окончания процедуры факт ее завершения фиксируется экспертной комиссией, что подтверждается соответствующей отметкой.

Бухгалтерская документация текущего характера обладает сроком временного хранения до 10 лет. Ее не включают в архивный фонд, а хранят на местах, в соответствующих отделах.

По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются. Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации.

В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.

В перечне на утилизацию приводят полный список ликвидируемых бумаг. Кроме того, данный список можно отразить в отдельной описи , оформив ее как приложение. Каждое дело, помеченное отметкой ЭПК, подлежит полистному просмотру. Это необходимо, чтобы выявить бумаги постоянного срока хранения, которые могут быть в подшивке.

После этого дело выделяется к утилизации и включается в список. Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства.

После согласования его необходимо утвердить у руководителя компании, который несет ответственность за ее архивный фонд. В случае, когда организация считается источником комплектования муниципальных или государственных архивов, описи дополнительно необходимо направить на рассмотрение вышестоящей ЭПК. Данный образец является типовой формой, и его можно использовать для учета официальной документации компании. Типовой бланк акта уничтожения документов состоит из двух частей: шапки и перечня официальных бумаг, предназначенных к утилизации.

Основная часть представляет собой таблицу с перечислением заголовков утилизируемых дел или обобщенных заголовков групп. В перечне указывают крайние даты служебных бумаг, объединенных в группу или дело.

Приводят также номера описей дел, проиндексированных в соответствии с номенклатурой дел компании. Кроме того, фиксируют установленный срок хранения в соответствии с определенным перечнем. Она содержит наименование сторонней компании, сведения о количестве переданных ей архивных единиц и их суммарном весе, номер и дату оформления приемо-сдаточной накладной.

Если компания выполняет утилизацию своими силами, необходимо выпустить отдельный акт, подтверждающий фактическое уничтожение документации в полном объеме. Далее проставляется отметка о внесении изменений в описи дел с подписью ответственного сотрудника. Гриф утверждения генеральным директором компании проставляется после заполнения первой части. Это дает руководителю возможность исключить из перечня те бумаги, которые попали туда по ошибке или все еще имеют некоторую ценность для предприятия.

В акт необходимо внести подготовленные на утилизацию деловые бумаги, которые признаны утратившими практическое значение, а также те, срок хранения которых истек. Кроме них в перечень должны быть внесены:. Акт служит подтверждением того, что официальная документация не была утеряна или испорчена. Он фиксирует факт физического уничтожения служебных бумаг в установленные законодательством сроки и свидетельствует о правильной организации архивной работы.

Если он составляется в структурном подразделении, потребуется оформление двух экземпляров. Один из них передается в делопроизводственную службу, второй — хранится в делах подразделения. Срок хранения при этом не ограничен законодательно и считается постоянным. В случае если организацию будет закрыта или ликвидирована, ее руководитель обязан передать его в вышестоящие архивы: муниципальный или городской. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Хороший секретарь и помощник руководителя не ищет шаблоны документов в поисковиках, а использует проверенные образцы, которые разработали эксперты. Вы в одном шаге от базы документов для зарегистрированных пользователей нашего сайта. Скорее регистрируйтесь, чтобы скачать документ и получить доступ к образцам, за которые не стыдно перед руководителем.

Это бесплатно и займет одну минуту. Как правильно оформить копии и выписки из документов: образцы и лайфхаки. Ввести код доступа О журнале.

А еще Статьи Уничтожение документов. Акт об уничтожении документов. Средний балл: 0 из 5. Темы: Уничтожение документов. Статьи по теме Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем Генеральная уборка в офисе: уничтожение документов Как определяются к уничтожению документы с истекшим сроком Уничтожение секретных документов Какие документы подлежат уничтожению.

Из статьи вы узнаете: как провести экспертизу ценности и принять решение об уничтожении документации; как правильно заполнить акт о выделении к уничтожению документов; как определить сроки хранения актов уничтожения документов.

Справка В ходе работы экспертная комиссия выполняет следующие процедуры: Проверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения; Отбор документации, утратившей практическую ценность; Оформление протокола заседания комиссии ; Заполнение акта о выделении документов к уничтожению; Передача на утилизацию;. Полезная статья: Читайте о правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документации в архивах.

Справка В архивах организаций экспертиза ценности документации может быть проведена в двух случаях: при подготовке к передаче дел в центральные архивы; при выделении дел с истекшими сроками хранения;. Полезная статья: Узнайте больше об организационных и практических вопросах деятельности архива юридического лица.

Справка Шапка содержит следующие сведения: Наименование организации; Название и идентификационный номер; Гриф утверждения; Сведения об основаниях для проводимых процедур ссылка на перечни документов с указанием сроков их хранения ;. Полезная статья: Читайте о перечнях типовых управленческих документов в делопроизводстве организации.

Важное в сентябре Руководитель — секретарь: как определить ваши психотипы и сработаться со сложным шефом Как правильно написать заявление? Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров.

Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Статьи по теме. Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем. Генеральная уборка в офисе: уничтожение документов. Как определяются к уничтожению документы с истекшим сроком. Уничтожение секретных документов.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

На основании представленных структурными подразделениями перечней списков дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ далее — Акт. Такой Акт составляют в 2 экземплярах , как правило, на дела всего предприятия. При этом, если в Акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указывают перед группой заголовков дел этого подразделения. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносят в Акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу. Обратите внимание: дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен Акт.

Уважаемый пользователь, Вы пользуетесь устаревшим браузером, который не поддерживает современные веб-стандарты и представляет угрозу вашей безопасности. Для корректного отображения сайта рекомендуем установить актуальную версию любого современного браузера:. Прочитать в мобильной версии сайта.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. У ничтожение документов — важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения.

Каков порядок хранения и уничтожения документов в организации?

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 14 сентября , печатный экземпляр отправим 18 сентября. Автор : Фабрициус Валентина Сергеевна. Дата публикации : Статья просмотрена: раза. Фабрициус В. Большинство этой информации утрачивает свою ценность через некоторое время. С каждым годом количество таких, утративших свою значимость, документов только увеличивается, под их хранение требуется выделение больших по площади и специально-оборудованных помещений.

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению

Порядок уничтожения бухгалтерских документов: сроки и методы. В какой-то момент каждого бухгалтера начинает интересовать такой вопрос, как порядок уничтожения бухгалтерских документов. Это происходит потому, что с течением времени объем бухгалтерских бумаг начинает превышать все мыслимые размеры. А хранить некоторые из них в силу давности уже нет необходимости.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Зачем хранить документы? Деятельность любого предприятия или физлица-предпринимателя не может осуществляться без документального сопровождения. В ходе предпринимательской деятельности осуществляются хозяйственные операции. Документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление, называется первичным.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс? В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: США. Сроки хранения налоговых документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации. Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

.

Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный .

.

Акт об уничтожении документов

.

Уничтожение документов

.

.

.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. olislobde

    Тарас, доброго дня!

  2. easdramanlec

    А если бил ремонт? Тоест обстройка гаража

  3. Яков

    Все просто и понятно.

© 2018-2019 hc-orion.ru